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総務

総務部は企業の幅広い業務を担当するためその負荷は大きいです。 しかし、DX化により業務効率化やコスト削減が可能となります。 そこでManegy編集部が総務部の業務に関するサービスをまとめました。 業務効率化にお役立てください。

総務に関連するシステム・サービスを選ぶ

総務に関連するシステム・サービスを解説

グループウェア

グループウェア導入により、社内情報が一元化され、社員の業務の効率化が実現します。また総務部門の問い合わせ対応時間を削減することができます。

福利厚生

社員のニーズに応えることで、社員のモチベーションやエンゲージメントを向上させます。また福利厚生の充実は、社員の離職率を下げるとともに、新たな人材確保の強化に繋がります。

企業内コミュニケーション

企業内コミュニケーションツールとは、社内の情報共有の効率化や社員同士のコミュニケーションを活性化するためのツールです。 パソコン、スマートフォン両方で利用できるものも多く、従業員同士のコミュニケーションが円滑になります。

安否確認・非常時対応

一斉に安否確認メッセージを送信することができ、管理者が安否確認を迅速に行うことが可能になります。また、各社員の返答状況や未返答者の一覧等を確認でき、緊急時のフォローアップ対応を整備することができます。

仮想オフィス

仮想空間にオフィスを構築し、在宅とリモートを併せたハイブリットワークを実現します。管理者にとっては、勤務状況を可視化できる点がメリットです。

入退室管理

入退室記録の自動化を実現し、さまざまな対応が必要な総務部門がコア業務に集中することができます。 また、厳密なセキュリティ管理により、情報漏洩や不正行為の防止、企業資産の保護を実現します。

シェアオフィス・レンタルオフィス・ワーキングスペース

シェアオフィスは、企業や個人の複数の利用者がシェアして使うオフィスです。 レンタルオフィスとは、業務に必要な環境が執務空間が整備されているレンタルオフィスのことをいいます。 これらのサービスを利用することで一定の固定費を削減し、事業規模に応じたオフィススペースの利用が可能になります。 社員の働きやすさを追求できるため、従業員のモチベーション向上や人材確保に貢献します。

会議室予約システム

会議室の使用状況が可視化され、会議室のスケジュール調整が簡単になります。 企業内スペースの有効活用によって、企業の効率性と生産性が向上します。

オフィス移転・デザイン

オフィス移転に伴う引越し手続きや作業から、移転先オフィスのデザインやレイアウト、設計、内装などを行うサービスです。 プロに委託することで、企業のカルチャーを反映したオフィス環境や、従業員エンゲージメント向上を実現できます。

社員寮・社宅・引越し

サービスを活用することで、従業員の生活安定促進、生産性向上、定着率アップに貢献等につながります。

座席管理システム

座席割り当て・変更機能により、オフィスのレイアウトや利用状況を一目で確認できます。また、オフィススペースの利用効率が最大化し、社員間のコミュニケーションも改善されます。

オフィス設備・機器・備品

管理部門は備品購入と在庫管理の時間を大幅に節約し、他の重要な業務に注力できます。また現在の在庫量を管理し、不足や過剰な在庫を防ぐことができます。

リモートアクセス

従業員が場所に縛られることなく働くことが可能になり、生産性や効率性の向上を図ることができます。また、リモートワークにより従業員に合わせた柔軟な働き方が実現できます。

車両管理

車両の稼働状況や現在位置をリアルタイムで把握することができ、管理者の業務負担を大幅に削減します。また、機能によっては、法改正によって義務化された運転前後のアルコールチェック管理がシステム内で完結します。

ペーパーレス会議

会議資料の作成・配布・保管にかかる手間や時間が大幅に削減され、社員の生産性向上が期待できます。また、環境負荷の低減にも寄与します。

プロジェクト管理

プロジェクトの全体的な見通しやスケジュール管理、リソースの最適な配置が可能となり、進行状況をリアルタイムで把握できます。これにより、期日遅れやコストオーバーランのリスクを最小限に抑えつつ、高品質な成果物を提供することが可能となります。また、チーム間のコミュニケーションがスムーズになり、全体の生産性を向上させることが期待できます。

稟議・ワークフロー

稟議の承認状況をリアルタイムで確認し、進行度や問題点を迅速に把握できます。また、システムでワークフローを一元管理することでコンプライアンスと内部統制の強化につながります。

チャットボット

社内外からの問い合わせ対応にかかっていた時間を削減し、コア業務に集中できるようになります。また24時間対応可能な自動応答により、顧客の問い合わせにタイムリーに対応し、顧客満足度を向上させることが可能です。

IT資産管理ツール

システムの導入によって、パソコンやソフトウェア、取引先の情報など社内にある膨大なIT資産の管理が容易になります。また、利用できるソフトの制限機能によって、情報漏えい防止やコンプライアンス維持が可能です。

問い合わせ管理

顧客対応の迅速化と効率化により、ビジネス機会の損失リスクが低減します。また、問い合わせに関する情報が一元管理されるため、蓄積したデータに基づいて顧客対応の質が改善させていくことができます。

文書管理・オンラインストレージ

ファイルの共有、アクセス、バックアップ、保管業務にかかるスペースが大幅に削減され、文書の検索性や可用性が高まります。保管・取り出しの手間や時間も削減されます。また、データ保存のセキュリティ対策が改善できます。

マニュアル作成ツール

業務マニュアルに関する情報の検索や理解が容易になり、必要知識の迅速なキャッチアップが可能となります。またマニュアル作成・管理が容易になり、業務の属人化を解消する効果が期待できます。

文書電子化・OCR

膨大な書類の管理やドキュメントの電子化にかかる時間と手間を大幅に削減し、電子化することで必要なデータにどこからでも簡単にアクセスできるようになります。

タクシー利用管理・タクシーチケット

従業員の移動を効率化や経費管理の簡素化、管理システムを通じて予算管理も容易にします。また、タクシーチケット制度により割引や特典を活用し、コスト削減にもつながります。

郵便物管理サービス

郵便物を受領したら送り状をスキャンし、メールやサイト上で担当者に通知する機能や、再送付の手続きをしてくれるなど、郵便物の管理をスマートに代行してくれます。

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